November 12, 2021

Office Manager – Assistant(e) de gestion administrative (h/f)

Type de contrat : CDI
Lieu de travail : Lyon
Mobilité : Peu de déplacement à prévoir
Rémunération : Selon profil et expérience
Expérience : 3 ans et plus
Date de démarrage : Novembre 2021
Rattachement hiérarchique Direction Générale

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une personne motivée, dynamique et talentueuse pour rejoindre notre équipe et devenir Office Manager – Assistant(e) de gestion administrative dans nos bureaux à Lyon.

En deux mots, l’Office Manager – Assistant(e) de gestion administrative (h/f) intervient en support de l’équipe de direction et plus généralement en support de l’équipe Skyray au quotidien (8 personnes actuellement avec un doublement des effectifs prévu en 2022). Vous nous aiderez aussi à fédérer les équipes, créer du lien, favoriser les échanges et le partage.

La société Skyray

Skyray est spécialisée dans l’ingénierie des projets solaire photovoltaïques de grande puissance pouvant être associés à du stockage d’énergie. L’entreprise réalise pour ses clients – propriétaires, développeurs et installateurs de centrales PV – des missions sur toute la durée de vie d’un projet : Conception, suivi de la construction, assistance à la mise en service, réalisation de tests et visites sur sites en phase exploitation, revamping et repowering de centrales photovoltaïques en phase exploitation.

Skyray est une filiale du groupe Everoze, cabinet de conseil indépendant spécialisé dans les énergies renouvelables, le stockage et la flexibilité énergétique.

Skyray est basé à Lyon, avec des collaborateurs présents dans plusieurs pays d’Europe (France, Portugal, Angleterre, Allemagne). Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une/un Office Manager – Assistant(e) de gestion administrative (h/f) basé(e) à Lyon.

Missions

Votre rôle sera de soutenir l’équipe de direction et plus généralement l’équipe Skyray au quotidien sur des tâches de gestion, administratives, logistiques, et RH.

Plus précisément vous êtes amené(e) à effectuer les missions suivantes :


Gestion comptabilité

  • Contrôle et suivi des factures fournisseurs

  • Lien entre le cabinet comptable et l’entreprise (mise à disposition des factures, suivi des questions)

  • Préparation des virements (fournisseurs, salariés)

  • Rapprochements bancaires

  • Suivi des commandes

  • Gestion et contrôle des notes de frais, titres-restaurant et autres avantages dont bénéficient les employés de Skyray (vélo, remboursement cartes trajets) ;


Administration

  • Assistanat des dirigeants

  • Gestion des services généraux (fournitures, achats divers, suivi des prestataires de service…)

  • Gestion du courrier, classement, archivage

  • Organisation des déplacements des collaborateurs

  • Organisation de réunions

  • Gestion des contrats de confidentialité

  • La gestion des frais de déplacement


Logistique et bureaux

  • Aménagement des locaux, proposition et suivi pour garantir le bon fonctionnement et le bien-être de l’équipe

  • Échanges avec les propriétaires des locaux et les gestionnaires des immeubles, collecte du courrier

  • Achat de fournitures de bureaux si nécessaire, et gestion des factures associées

  • Gestion des différents fournisseurs pour les besoins des bureaux (location d’imprimante, fournisseur d’accès à Internet, société de nettoyage, etc.)

  • Gestion des achats de matériel informatique

  • Gestion des contrats d’infogérance, de téléphonie mobile, fibre etc.

  • Gestion de l’organisation des déplacements pour les employés

  • Ponctuellement : gestion de l’organisation de réunions et de rassemblements


Ressources humaines

  • Gestion administrative du personnel (accueil/intégration, adhésion/radiation mutuelle, suivi des absences et congés, gestion des visites médicales, attribution des tickets restaurant…)

  • Publication des fiches de poste sur le site internet Skyray et plateformes de recrutement (APEC, linkedin, etc.)

  • Préparation des contrats de travail

  • Préparation des paies pour transmission au cabinet comptable

  • Gestion administrative de la formation (planification des formations, demandes de devis et conventions, suivi financement OPCO)

Vous évoluerez dans une ambiance dynamique et en mouvement, le scope de missions peut être amené à évoluer.

Profil


Formation

  • Bac+2 / BTS gestion d’une PME + expérience de plus de 3 ans à un poste similaire en TPE/PME.


Langues

Les clients de Skyray sont répartis principalement en Europe (France, Portugal, Angleterre, Irlande, etc.) La maitrise de l’anglais est impérative. La maitrise d’autres langues serait un plus.

  • Anglais courant impératif


Compétences techniques

  • Connaissances en comptabilité

  • Maîtrise pack Office

  • Compétences rédactionnelles, capacité d’analyse et de synthèse pour rédiger des rapports techniques et offres commerciales éventuelles


Soft skills et aptitudes professionnelles

  • Bonne humeur, disponibilité et qualités relationnelles (écoute et contact) avec les différents interlocuteurs

  • Proactivité, rigueur, autonomie, adaptabilité, force de propositions

  • Dynamisme et persévérance, sens de l’organisation pour pouvoir gérer plusieurs tâches en même temps

  • Motivation


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Send us your CV + covering letter at : contact@skyrayengineering.com

Registered Address:
47 rue Maurice Flandin
69003 LYON
France

© Skyray SAS. 887 802 221 at RCS LYON and having its registered office at 47 rue Maurice Flandin, 69003 LYON, France (“Skyray”).